Статьи

Хранение документов

С учетом большой любви к бумагам у бюрократов, каждая организация обязана хранить у себя огромное их число и, более того, своевременно предоставлять их к ознакомлению.

Что компания обязана хранить:

1. Закон об ООО.

  • договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения;
  • протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
  • документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
  • документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;
  • внутренние документы общества;
  • положения о филиалах и представительствах общества;
  • документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества;
  • протоколы общих собраний участников общества, заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, коллегиального исполнительного органа общества и ревизионной комиссии общества;
  • списки аффилированных лиц общества;
  • заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;
  • судебные акты по спору, связанному с созданием общества, управлением им или участием в нем, в том числе определениям о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления или заявления, об изменении основания или предмета ранее заявленного иска.

2. Закон о бухгалтерском учете.

  • первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность;
  • документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи.

3. Иные документы, определяемые нормативными актами, регулирующие специализированную деятельность организации.

4. Документы, определяемые уставом общества и его внутренними документами.

Полный перечень обязательных к хранению документов и срок их хранения устанавливает «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 г. № 558).

Местом хранения документов может служить как место нахождения единоличного исполнительного органа организации, так и любое другое, известное и доступное участникам общества.